Privacy Policy
Privacyverklaring – Moments of Enchantment
Laatst bijgewerkt: September 2026
Moments of Enchantment hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de website van Moments of Enchantment, de ticketverkoop voor het Fantasy Ball en de activiteiten die verband houden met de organisatie van het evenement.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via onze website en in het kader van het Fantasy Ball worden verwerkt, is:
Elien Van Aerde
Moorselestraat 94
8560 Wevelgem
België
Ondernemingsnummer: BE 0803.475.447
Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via: info@momentsofenchantment.be
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met Moments of Enchantment kunnen wij verschillende persoonsgegevens verwerken.
Ticketkopers en bezoekers — naam; e-mailadres; adres, wanneer u kiest voor een papieren ticket; informatie die noodzakelijk is voor de administratie van uw ticket. Uw e-mailadres kan, wanneer u daarvoor kiest, ook worden gebruikt om u onze nieuwsbrief te sturen.
Nieuwsbrief — wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw e-mailadres en de informatie die nodig is om uw inschrijving te beheren. Inschrijving voor de nieuwsbrief gebeurt afzonderlijk en is niet noodzakelijk om een ticket te kunnen kopen. U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief of door contact met ons op te nemen.
Personen die zich aanmelden om mee te werken — naam; e-mailadres; telefoonnummer. Gegevens die in het kader van de kandidatuur worden verstrekt maar niet langer noodzakelijk zijn, worden uiterlijk twee maanden na het evenement verwijderd. Wanneer u niet wordt geselecteerd om mee te werken, bewaren wij de hierboven vermelde basisgegevens gedurende maximaal 3 jaar. Wanneer u wel wordt geselecteerd en daadwerkelijk meewerkt aan het evenement, kunnen wij uw gegevens gedurende maximaal 10 jaar bewaren voor administratieve doeleinden en het beheer van onze samenwerking.
Vendors — naam van de organisatie; naam van de contactpersoon; e-mailadres; telefoonnummer; informatie over de producten of diensten die u tijdens het evenement aanbiedt; informatie die noodzakelijk is voor de organisatie en administratie van de samenwerking. Deze gegevens worden maximaal 10 jaar bewaard, rekening houdend met onze administratieve en wettelijke verplichtingen.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het verkopen, registreren en beheren van tickets; het versturen van tickets; het versturen van papieren tickets wanneer daarvoor gekozen is; het beantwoorden van vragen en communicatie met bezoekers; het versturen van onze nieuwsbrief wanneer u daarvoor heeft gekozen; het organiseren en administreren van medewerkers en deelnemers aan het evenement; het beoordelen en opvolgen van kandidaturen; het organiseren en beheren van samenwerkingen met vendors; het organiseren en uitvoeren van het Fantasy Ball; het maken, beheren en gebruiken van foto's van het evenement; het nakomen van wettelijke en administratieve verplichtingen; het beschermen van onze rechten en belangen wanneer dit noodzakelijk is.
4. Rechtsgrond voor de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de rechtsgronden die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) toestaat: de uitvoering van een overeenkomst; uw toestemming; het voldoen aan een wettelijke verplichting; of ons gerechtvaardigd belang, voor zover uw belangen en fundamentele rechten daardoor niet zwaarder wegen.
Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, rekening houdend met wettelijke en administratieve verplichtingen. Ons huidige bewaarbeleid is als volgt:
- Naam en e-mailadres van ticketkopersMaximaal 5 jaar
- Adres voor papieren ticketsUiterlijk 2 maanden na het evenement
- Gegevens voor de nieuwsbriefTot uitschrijving
- Kandidaten die niet geselecteerd werdenMaximaal 3 jaar
- Personen die effectief meewerktenMaximaal 10 jaar
- VendorinformatieMaximaal 10 jaar
- Overige kandidaatgegevensUiterlijk 2 maanden na het evenement
Wanneer bepaalde gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten worden bewaard, kunnen deze gedurende de wettelijk vereiste periode worden bewaard.
6. Papieren tickets
Wanneer u bij uw bestelling kiest voor een papieren ticket, hebben wij uw adres nodig om het ticket naar u te kunnen verzenden. Uw adres wordt uitsluitend gebruikt voor dit doel en wordt uiterlijk twee maanden na afloop van het evenement verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht om het adres langer te bewaren.
7. Nieuwsbrief
Wanneer u ervoor kiest om onze nieuwsbrief te ontvangen, gebruiken wij uw e-mailadres om u nieuws, informatie en updates over Moments of Enchantment en toekomstige evenementen te sturen. U kunt zich op ieder moment uitschrijven. Voor het versturen van de nieuwsbrief kan gebruik worden gemaakt van een externe nieuwsbriefdienst. Welke dienst hiervoor wordt gebruikt, wordt in deze privacyverklaring vermeld zodra deze is gekozen.
Nieuwsbriefdienst: nog niet van toepassing
8. Fotografie tijdens het evenement
Tijdens het Fantasy Ball kunnen één of meerdere professionele fotografen aanwezig zijn. Deze fotografen worden door Moments of Enchantment als dienstverleners ingehuurd. Tijdens het evenement kunnen foto's worden gemaakt waarop bezoekers herkenbaar kunnen voorkomen.
Wij kunnen deze foto's gebruiken voor: verslaggeving over het evenement; publicatie op onze website; sociale media van Moments of Enchantment; promotie van Moments of Enchantment; promotie van toekomstige evenementen en toekomstige edities van het Fantasy Ball.
Wanneer u herkenbaar op een foto voorkomt en niet wenst dat deze foto publiek wordt gebruikt, kunt u contact met ons opnemen via info@momentsofenchantment.be. Vermeld daarbij indien mogelijk welke foto of welk beeld u bedoelt. Houd er rekening mee dat foto's die reeds door derden zijn gedeeld of gedownload, buiten onze controle kunnen vallen.
9. Foto's via externe fotografen en hun platformen
De foto's kunnen door de door ons ingehuurde fotografen worden verwerkt en aan ons worden geleverd. Daarnaast kunnen de foto's na het evenement beschikbaar worden gesteld via een online fotoplatform. Wij zullen het gekozen platform zorgvuldig selecteren en passende afspraken maken over de verwerking en beveiliging van de gegevens.
10. Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. In het kader van onze activiteiten kunnen persoonsgegevens wel worden gedeeld met dienstverleners die ons helpen bij de organisatie van het evenement, zoals: professionele fotografen; een nieuwsbriefdienst; een online fotoplatform; hosting- en IT-dienstverleners; druk- of verzenddiensten; professionele adviseurs; of overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
11. Betalingen
Tickets worden via onze eigen website verkocht. Betaling gebeurt via overschrijving. Wij ontvangen en verwerken daarom de informatie die noodzakelijk is om de betaling en bestelling aan het juiste ticket of de juiste ticketkoper te koppelen. Wij gebruiken geen externe online betaalprovider voor de ticketbetaling.
12. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Geen enkele methode van elektronische opslag of overdracht via het internet kan echter volledige veiligheid garanderen.
13. Uw rechten
Onder de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om: inzage te vragen in uw persoonsgegevens; onjuiste gegevens te laten corrigeren; uw gegevens te laten verwijderen; de verwerking te laten beperken; bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen; uw toestemming in te trekken; of in bepaalde omstandigheden uw gegevens te laten overdragen.
Om een verzoek in te dienen, kunt u contact opnemen via info@momentsofenchantment.be. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij bij een verzoek aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.
14. Klacht indienen
Wanneer u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, raden wij u aan eerst contact met ons op te nemen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België.
15. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, website, diensten of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.
16. Contact
Elien Van Aerde
Moorselestraat 94
8560 Wevelgem
België
Ondernemingsnummer: BE 0803.475.447
E-mail: info@momentsofenchantment.be
Privacy Policy – Moments of Enchantment
Last updated: September 2026
Moments of Enchantment attaches importance to the protection of your personal data. In this privacy statement, we explain what personal data we collect, why we process this data, how long we keep it and what rights you have.
This privacy statement applies to the Moments of Enchantment website, the ticket sales for the Fantasy Ball and the activities related to the organization of the event.
1. Who is responsible for the processing?
The data controller for the personal data processed via our website and in the context of the Fantasy Ball is:
Elien Van Aerde
Moorselestraat 94
8560 Wevelgem
Belgium
Company number: BE 0803.475.447
If you have any questions about the processing of your personal data, please contact: info@momentsofenchantment.be
2. What personal data do we process?
Ticket buyers and visitors — name; email address; address, if you opt for a paper ticket; information necessary for the administration of your ticket. Your e-mail address can also be used to send you our newsletter, if you choose to do so.
Newsletter — when you subscribe to our newsletter, we process your email address and the information necessary to manage your subscription. Registration for the newsletter is done separately and is not necessary to buy a ticket. You can unsubscribe at any time.
People who sign up to work — name; email address; telephone number. Data no longer necessary is deleted no later than two months after the event. If you are not selected, we keep the basic data for a maximum of 3 years. If selected and you actually participate, we can keep your data for a maximum of 10 years for administrative purposes.
Vendors — name of the organisation; name of the contact person; email address; telephone number; information about the products or services you offer; information necessary for the organization and administration of the cooperation. This data is stored for a maximum of 10 years.
3. Why do we process personal data?
We process personal data for the following purposes: selling, registering and managing tickets; sending tickets; answering questions and communicating with visitors; sending our newsletter when opted in; organizing and administering volunteers and participants; assessing and following up on applications; organizing and managing collaborations with vendors; organizing and executing the Fantasy Ball; taking, managing and using photos of the event; complying with legal and administrative obligations; and protecting our rights and interests when necessary.
4. Legal basis for processing
We process personal data on the basis of one or more of the legal grounds permitted by the GDPR: the performance of an agreement; your consent; complying with a legal obligation; or our legitimate interest, insofar as your interests and fundamental rights do not outweigh this.
Where processing is based on consent, you can withdraw this consent at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing carried out before the withdrawal.
5. Retention periods
We do not store personal data longer than necessary for the purposes for which they are processed. Our current retention policy is as follows:
- Name and email of ticket buyersMaximum 5 years
- Address for paper ticketsNo later than 2 months after the event
- Newsletter dataUntil unsubscribe
- Candidates not selectedMaximum 3 years
- Individuals who participatedMaximum 10 years
- Vendor informationMaximum 10 years
- Other candidate informationNo later than 2 months after the event
If certain data is required to be stored for a longer period of time due to a legal obligation, it may be retained for the period required by law.
6. Paper tickets
If you choose a paper ticket when ordering, we need your address to be able to send the ticket to you. Your address will only be used for this purpose and will be deleted no later than two months after the end of the event, unless a legal obligation obliges us to keep it longer.
7. Newsletter
When you choose to receive our newsletter, we use your email address to send you news, information, and updates about Moments of Enchantment and future events. You can unsubscribe at any time. An external newsletter service can be used to send the newsletter; which service is used will be stated in this privacy statement once chosen.
Newsletter service: not yet applicable
8. Photography during the event
One or more professional photographers can be present during the Fantasy Ball, hired by Moments of Enchantment as service providers. Photos can be taken in which visitors may appear recognizable.
We can use these photos for: coverage of the event; publication on our website; social media of Moments of Enchantment; promotion of Moments of Enchantment; and promotion of future events and editions of the Fantasy Ball.
If you are recognizable in a photo and do not want it used publicly, contact us via info@momentsofenchantment.be, mentioning which photo you mean if possible. Note that photos already shared or downloaded by third parties may be outside our control.
9. Photos through external photographers and their platforms
The photos can be processed by the photographers hired by us and delivered to us. The photos may also be made available after the event via an online photo platform. We will carefully select the chosen platform and make appropriate agreements about the processing and security of the data.
10. Sharing personal data with third parties
We do not sell your personal data to third parties. Personal data may be shared with service providers who assist us in the organization of the event, such as: professional photographers; a newsletter service; an online photo platform; hosting and IT service providers; printing or shipping services; professional advisers; or authorities when required by law.
11. Payments
Tickets are sold through our own website. Payment is made by bank transfer. We receive and process the information necessary to link the payment and order to the correct ticket or buyer. We do not use an external online payment provider for ticket payment.
12. Security
We take appropriate technical and organizational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorized access, alteration or disclosure. No method of electronic storage or transmission over the Internet can guarantee complete security.
13. Your rights
Under the GDPR, depending on the circumstances, you can: request access to your personal data; ask for inaccurate data to be corrected; ask for your data to be deleted; ask to restrict processing; object to certain processing; withdraw your consent; or ask for your data to be transferred in certain circumstances.
To make a request, please contact info@momentsofenchantment.be. We may request additional information to verify your identity in the event of a request.
14. Filing a complaint
If you believe we are not processing your personal data correctly, we recommend contacting us first. You also have the right to lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (DPA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium.
15. Changes to this Privacy Statement
We may amend this privacy statement if our working methods, website, services or legal obligations change. The most recent version is always available on our website.
16. Contact
Elien Van Aerde
Moorselestraat 94
8560 Wevelgem
Belgium
Company number: BE 0803.475.447
E-mail: info@momentsofenchantment.be